Projekte managen – wie mache ich das nur?

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Gemeinsam am Ball

Gemeinsam am Ball: Stephan Danker, Rocco Frenzel und ich

Projektablaufpläne gestalten, eine Stakeholderanalyse durchführen oder aktives Kommunikationsmanagement betreiben – haben Sie eine Vermutung, was dahinter steckt? Wir wissen es jetzt: Alles hat mit Projektarbeit zu tun.

Wir –  das sind Stephan Danker, Rocco Frenzel und Anja Lobstein. Gemeinsam sind wir bei neuen Projekten in unserer Fachgruppe am Ball.

Vielleicht erst einmal zu uns: Wir bauen keine Betriebsgebäude oder Kraftwerke. Wir arbeiten im Bereich Abrechnung und sind unter anderem dafür verantwortlich, dass Gesetzesänderungen, die den energiewirtschaftlichen Abrechnungsbereich betreffen, nach den Bestimmungen umgesetzt werden.

So kann beispielsweise seit dem 01.10.2013 ein Betreiber einer Photovoltaikanlage selbst entscheiden, ob er seinen produzierten Strom zum Grundvergütungssatz an den Netzbetreiber gibt oder ihn an einen selbst gewählten Stromlieferanten verkauft. Die Hintergrundarbeit dazu läuft bei uns – mithilfe von Projektmanagement.

Projektarbeit am Laptop

Am Rechner können wir alles ordentlich planen, protokollieren und überwachen.

Bis 2011 haben sich die Kollegen neben der täglichen Arbeit um solche Projekte gekümmert. Die Folge waren zahlreiche Überstunden, denn vom Gesetzgeber vorgegebene Stichtage sind einzuhalten.

2012 wurde eine neue Gruppe gegründet, die sich ausschließlich derartiger Projektarbeit im Bereich Abrechnung widmet.  Dafür sollten wir drei als Projektleiter ausgebildet werden – eine mehrmonatige Weiterbildung lag vor uns.

Nach einem Auftakttermin im Januar 2013 trafen wir uns von März bis Juni an jeweils zwei Tagen im Monat. Auf die Abschlussprüfung im September bereiteten wir uns gemeinsam vor. Zugegeben, der angenehmste Termin war für uns alle die darauf folgende Zertifikatsübergabe im Oktober ;-)

Urlaub brauchten wir für den Lehrgang keinen nehmen, denn wir wurden von ENSO freigestellt. Auch die Kosten übernahm unser Arbeitgeber. Das hätten wir in anderen Unternehmen sicher nicht in diesem Umfang bekommen.

Projektteam

Dicke Ordner waren während der Weiterbildung unsere ständigen Begleiter.

Wie sah die Weiterbildung konkret aus?

Zu Beginn erhielten wir unsere Unterlagen: vier Buchbände über „Kompetenzbasiertes Projektmanagement“, ein 241-seitiges Kompendium, eine Lexikon-CD, einen leeren Hefter mit der Aufschrift „Ordner Transfernachweis“ sowie einen großen Hefter für unsere Unterlagen.

Der Arbeits- und Zeitplan hat uns ganz schön auf Trab gehalten:

  • Selbstständiges Erarbeiten des Lehrstoffes bis zum nächsten Präsenztermin
  • Erstellen einer 60-seitigen Belegarbeit bis Ende Juni
  • Halten von zwei Vorträgen an zwei Präsenztagen
  • Bestehen der mündlichen und schriftlichen Abschlussprüfung im September

Im Laufe der Monate begannen wir das „magische Dreieck des Projektmanagements“ zu verstehen – Leistung, Termin und Kosten. Unter anderem lernten wir:

  • wie wir unsere Projekte in das Tagesgeschäft integrieren, denn alle Mitarbeiter haben weiterhin ihre täglichen Aufgaben,
  • dass es Projektphasen, Meilensteine und Projektstrukturen geben sollte und wir aus diesen Arbeitspakete erstellen können, um das Projekt termingerecht zum Ziel zu bringen,
  • was ein Projektumfeld ausmacht – dass es Projektgegner und -befürworter geben kann und wie wir mit ihnen kommunizieren,
  • Risiken zu erfassen, sie zu bewerten und anhand dessen über die weitere Projektfinanzierung und den Projektablauf zu entscheiden,
  • wie wir die Projektkosten berechnen und im Griff behalten.
Projektwand

Die Projektwand, ein Hilfsmittel aus dem Lehrgang, unterstützt uns dabei, alle Bausteine im Blick zu behalten.

Mit diesem Wissen gehen wir seit einigen Monaten strukturierter an unsere Projekte heran. Vorher haben wir uns zwar auch ein Ziel und einem Termin gesetzt und mithilfe von MS Project, einer Software zum Gestalten von Projektabläufen, einen ungefähren Plan erstellt. Aber das Projektteam haben wir meistens nach Gefühl ausgewählt („Ich kenne da jemanden, der das gut kann…“) und die Kosten mithilfe einer kleinen Excel-Tabelle grob abgeschätzt.

Jetzt können wir genau sagen, welche Qualifikation für welche Aufgabe erforderlich ist und die richtigen Kollegen ins Projekt holen. Und die Kosten planen wir nun anhand der Arbeitspakete. Eigentlich ganz einfach, oder?

Veröffentlicht von Mitarbeiter/in am 18. Dezember 2013 16:27 in Karriere

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